Assurer la veille sur les marchés, apporter un appui à la réponse, suivre l’activité appel d’offres, favoriser la capitalisation dans le réseau, organiser le portage des marchés sur le GIP. 

Pour cela, la CRAO déploie une animation forte du réseau auprès de différents acteurs. 

1. La veille : activité permanente  

Elle est réalisée chaque jour et repose sur deux modalités :  

• Une veille automatisée via un abonnement à VECTEUR PLUS qui s’appuie sur une centaine de mots clés.  
• Une veille manuelle sur près de 70 sources type site web de nos principaux financeurs (OPCO/collectivités/structures publiques/PLIE, etc.).

Progressivement, des outils d’alerte sont mis en place pour anticiper les renouvellements de marchés. 

2. L’appui à la réponse : expertise très demandée   

La CRAO apporte un appui méthodologique, administratif et règlementaire. À chaque réponse, un nouveau groupe projet est constitué et piloté pour coordonner les réponses et tenir les délais, de la constitution du groupement au dépôt de l’appel d’offres : analyse du règlement de consultation et préparation de la check-list, définition du retroplanning, constitution des dossiers, suivi des questions/réponses, test des plateformes, relecture et mise en forme des dossiers.  

3. Le suivi de l’activité : données importantes pour le rayonnement de la formation professionnelle continue  

Des données permettant d’alimenter la veille commerciale et le suivi de la performance du réseau sur le marché de la formation continue sont compilées et donnent lieu à la rédaction de différents supports de reporting. Ces données intègrent l’analyse, les positionnements et les motifs de non-positionnement, les motifs de rejet, les attributaires des lots non retenus. 

4. La capitalisation : enjeu important pour le réseau  

Tout au long de l’année, les acteurs sont mobilisés pour capitaliser.  

La CRAO veille à la mise à jour régulière des pièces administratives et légales nécessaires aux réponses, réalise la collecte, le stockage et l’accès aux éléments mutualisés permettant d’optimiser les délais de réponse : références, locaux, présentations du réseau, des filières métiers….  

Enfin elle réalise la collecte, l’archivage et l’indexation des offres déposées par la cellule ou les membres du réseau à l’échelon régional et national en lien avec le Centre National de Ressources sur les Marchés (CNRM). Ce service permet d’optimiser le temps dédié à la réponse et facilite la constitution d’une identité de réseau. 

5. La clé d’entrée : animation forte du réseau 

La CRAO a créé un réseau de référents dans chaque structure et participe activement au réseau des CRAAON (correspondants de Région académique des appels d’offres nationaux). Ces réseaux permettent de construire une culture commune, des outils partagés et de professionnaliser des acteurs en matière de marchés publics. 

En Occitanie, la CRAO anime et professionnalise le réseau des référents CRAO en matière de droit des marchés publics, constitution des dossiers de candidature, dématérialisation des procédures.  

Elle produit des outils ou supports facilitant les réponses aux AO : matrices de CV, inventaire des plateaux techniques, notice de sous-traitance et DC4… 

Des référents mis en place au sein des 8 GRETA-CFA et des 2 GIP jouent un rôle important pour faciliter les réponses au niveau local et régional. 

6. La CRAO mandataire de marchés obtenus par le réseau 

La CRAO porte les marchés obtenus dès lors que plus de 2 structures sont concernées.  

En tant que mandataire de ces groupements, la CRAO assure le pilotage administratif et financier des actions et est l’unique interlocuteur du financeur. 

Dans ce cadre, elle assure la coordination des prestations des membres du réseau, la facturation auprès du financeur et le contrôle de service fait : préparation des documents de contractualisation et de suivi des marchés au sein des groupements, établissement des bons d’engagements, des conventions avec les co-traitants, planification des actions en lien avec les entités concernées, gestion des inscriptions des stagiaires, gestion administrative liée au démarrage d’une action de formation (attestation d’entrée, préparation des émargements), saisie des éléments dans le système d’information sur les plateformes spécifiques, préparation des éléments nécessaires à la facturation (rassembler les éléments essentiels à la facturation, établir les attestations, joindre les justificatifs selon les procédures internes et externes, établir les différentes conventions recettes et/ou dépenses), préparation des tableaux de bord de suivi financier des actions et des bilans qualitatifs et quantitatifs. 

Pour cela, un travail collaboratif est mené avec l’ensemble des équipes des GRETA-CFA (CFC, assistantes administratives, responsables de dispositif, formateurs selon les besoins).  

En parallèle, la CRAO travaille également en proximité du financeur et de ses interlocuteurs. Ce travail permet de renforcer les relations entre le réseau et les financeurs régionaux autour de réalisations concrètes. 

Forte de son positionnement et de ses résultats, la CRAO est aujourd’hui sollicitée par le réseau avec des demandes très hétérogènes comme, par exemple, apporter des précisions sur des cahiers des charges ou aider à la constitution des dossiers même si le GRETA-CFA répond seul sans portage organisé par la CRAO. Elle est également devenue un support technique pour la création dans le réseau de documents harmonisés répondant à la réglementation en vigueur…